Die steuerrechtlichen Vorgaben sind Schreiben vom Bundesfinanzministerium (BMF - 14.11.2014) definiert. Es ist eine umfassende Verfahrensdokumentation für die Buchhaltung anzufertigen. Hier sind alle notwendigen Beschreibungen der Buchhaltungsprozesse, eingesetzter Technik (z.B. DV-Systeme, Digitalisierungsprogramme), Nebensysteme (z.B. Kassenlösung, Waagen) anzufertigen. Diese dient dem Betriebsprüfer dazu, sich zugig einen Einblick über die Abläufe und Strukturen des Rechnungswesens zu verschaffen. Fehlen diese Unterlagen und werden inhaltliche Mängel in der Buchführung entdeckt, so wird die systematische und ordnungsgemäße Durchführung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungspflichten in Frage gestellt (d.h. Organisationsmangel). Durch ein Internes Kontrollsystem (IKS) muss das selbstverpflichtende Konzept kontinuierlich fortgeschrieben werden. Im Folgenden sind die entsprechenden Vorgaben aufgeführt:

  • RZ 15 - Zuständigkeit
  • RZ 151 - Dokumente
  • RZ 152 - Prozesse
  • RZ 153 - Umfang
  • RZ 154 - Fristen
  • RZ 183 - Anwendung

Lesen Sie hier die konkreten Forderungen,die im BMF-Schreiben definiert wurden, diese sind für alle Unternehmen verbindlich ! (Hinweis - als Kaufmann werden alle Unternehmer, egal welcher Rechtsform bezeichnet, somit auch Einzelunternehmer, Handwerker, Freiberufler, Kapital- oder Personengesellschaften und Vereine).

Randziffer 15: Der Kaufmann ist verpflichtet, in den Büchern seine Handelsgeschäfte und die Lage des Vermögens ersichtlich zu machen (§ 238 Absatz 1 Satz 1 HGB). Der Begriff Bücher umfasst sowohl die Handelsbücher der Kaufleute (§§ 238 ff. HGB) als auch die diesen entsprechenden Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen der Nichtkaufleute.

Randziffer 151: Da sich die Ordnungsmäßigkeit neben den elektronischen Büchern und sonst erforderlichen Aufzeichnungen auch auf die damit in Zusammenhang stehenden Verfahren und Bereiche des DV-Systems bezieht, muss für jedes DV-System eine übersichtlich gegliederte Verfahrensdokumentation vorhanden sein, aus der Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des DV-Verfahrens vollständig und schlüssig ersichtlich sind. Der Umfang der im Einzelfall erforderlichen Dokumentation wird dadurch bestimmt, was zum Verständnis des DV-Verfahrens, der Bücher und Aufzeichnungen sowie der aufbewahrten Unterlagen notwendig ist. Die Verfahrensdokumentation muss verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein. Die konkrete Ausgestaltung der Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisations-struktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

Randziffer 152: Die Verfahrensdokumentation beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess, z. B. bei elektronischen Dokumenten von der Entstehung der Informationen über die Indizierung, Verarbeitung und Speicherung, dem eindeutigen Wiederfinden und der maschinellen Auswertbarkeit, der Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und der Reproduktion.

Randziffer 153: Die Verfahrensdokumentation besteht in der Regel aus einer allgemeinen Beschreibung, einer Anwenderdokumentation, einer technischen Systemdokumentation und einer Betriebsdokumentation.

Randziffer 154: Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das in der Dokumentation beschriebene Verfahren dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht. Dies gilt insbesondere für die eingesetzten Versionen der Programme (Programmidentität). Die Verfahrensdokumentation ist bei Änderungen zu versionieren und eine nachvollziehbare Änderungshistorie vorzuhalten. Aus der Verfahrensdokumentation muss sich ergeben, wie die Ordnungsvorschriften (z. B. §§ 145 ff. AO, §§ 238 ff. HGB) und damit die in diesem Schreiben enthaltenen Anforderungen beachtet werden. Die Aufbewahrungsfrist für die Verfahrensdokumentation läuft nicht ab, soweit und solange die Aufbewahrungsfrist für die Unterlagen noch nicht abgelaufen ist, zu deren Verständnis sie erforderlich ist.

Randziffer 183: Dieses BMF-Schreiben gilt für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen.

Hinweise: Auch die Finanzverwaltung hat zur Umsetzung dieser komplexen Vorgaben einen Reaktionszeitraum benötigt. Schrittweise beginnen die Intensiv- und Steuerprüfungen für die Zeiträume 20155 und Folgende. Somit haben Betriebsprüfungen hier eine optimale Grundlage, bei festgestellten Fehlern, Unplausibilitäten oder Steuerverkürzungen sehr zügig die formale Ordnungsmäßigkeit der Buchführung in Frage zu stellen. Die Folgen sind neben Steuerstrafverfahren die Verwerfung und damit Hinzuschätzung gemäß allgemeiner Richtwertsammlung. Empfingsliche Steuernachzahlungen und Strafzahlungen können die Folge sein !

Fehlt ein aktiv gelebtes IKS (Internes Kontrollsystem), so sind bei weiteren Mängeln (z.B. fehlerhafte / verspätete Abgabe von Steuererklärungen, falsche Buchungen, unklare Sachverhalte) die Wege für eine Hinzuschätzung von Umsätzen geebnet. Die diesbezügliche Rechtsprechung ist eindeutig und auch in der Abgabenordnung (AO § 146 ) wird eine Strafbewehrung nur dann erwogen, wenn ein IKS aktiv eingeführt wurde. Hierzu eine Erläuterung der Bundessteuerberaterkammer:

Bundessteuerberaterkammer gibt Hinweise für ein steuerliches innerbetriebliches Kontrollsystem (Steuer-IKS)
"Für eine Steuerhinterziehung reicht bereits bedingter Vorsatz aus. Dafür muss der Täter den Hinterziehungserfolg für möglich halten und billigend in Kauf nehmen. Hat der Steuerpflichtige ein innerbetriebliches Kontrollsystem eingerichtet, das der Erfüllung der steuerlichen Pflichten dient, kann dies ggf. ein Indiz darstellen, das gegen das Vorliegen eines Vorsatzes oder der Leichtfertigkeit sprechen kann (zu § 153 AEAO). Ein solches Steuer-IKS ist keine Pflicht, sondern ein Präventionsinstrument, um steuerstrafrechtliche Risiken (Vorsatz und bedingter Vorsatz gemäß §§ 370 , 371 AO , Leichtfertigkeit gem. § 378 AO ) und Risiken im Ordnungswidrigkeitenrecht ( §§ 30 , 130 OWiG ) zu vermeiden." Quelle

  • IKS
  • RZ 100 - Ordnungsvorschrift
  • RZ 101 - Fortschreibung
  • RZ 102 - Verknüpfung

Damit ist ein steuerliches Internes Kontrollsystem (IKS) zur Prävention steuerrechtlicher Sanktionen stets zu empfehlen. Die geforderten Inhalte sind konkret definiert.

Randziffer 100: Für die Einhaltung der Ordnungsvorschriften des § 146 AO (siehe unter 3.) hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Hierzu gehören beispielsweise:
• Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, ...
• Funktionstrennungen,
• Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen),
• Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe,
• Verarbeitungskontrollen,
• Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung ...
Die konkrete Ausgestaltung des Kontrollsystems ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

Randziffer 101: Im Rahmen eines funktionsfähigen IKS muss auch anlassbezogen (z. B. Systemwechsel) geprüft werden, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht (siehe Rz. 155 zu den Rechtsfolgen bei fehlender oder ungenügender Verfahrensdokumentation).

Randziffer 102: Die Beschreibung des IKS ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation

Das Fehlen einer Verfahrensdokumentation nebst IKS wird nicht grundsätzlich als formaler Mangel definiert (Randziffer 155: Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.) Die inhaltliche Diskussion mit den Betriebsprüfern und Umkehr der Beweislage (d.h. der Unternehmer hat seine ordnungsgemäße Buchführung, DV-Prozesse, Nebensysteme konkret darzulegen), ist mit Sicherheit zeit- und kostenaufwendig und wird nicht in allen Fällen gelingen. Zudem steht zu erwarten, dass die Verschärfung der Kassenprüfungen ohne umfassende Systemdokumentationen nicht mehr glimpflich verlaufen werden.

GoBD-Risiko (annonym und kostenfrei)

In Zusammenarbeit mit Steuerberatern, DV-Fachexperten und Kaufleuten haben wir eine Analyse entwickelt, die Ihnen ein Gespür für den aktuellen Handlungsbedarf hinischtlich der GoBD-Umsetzung in Ihrem Unternehmen geben wird. Sicher sind 63 Fragen nicht in 5 Minuten durchgeklickt ! Wenn Sie sich etwas Zeit nehmen, werden Sie selbst erkennen, wo die Dinge "im Argen" liegen. Sehen Sie das als Hilfestellung, sich näher mit der GoBD und dem Finanzwesen zu beschäftigen. Inerne Quellen und Aussagen der Steuerberater verdeutlichen, dass der Prüfungsdruck durch die Finanzbehörden kontinuierlich steigen wird. Die Verdopplung der IDEA-Softwarelizenzen im Herbst 2018 zur Durchführung einer digitalen Betriebsprüfung läßt vermuten, dass gerade in den Kleinst-, Klein- und Mittelständigen Unternehmen (KMU), bei Freiberuflern und Existenzgründern der Prüfungsdruck deutlich angehoben wird. Der Staat braucht Geld und im BMF-Monatsbericht (11/2018) stand "in den Betriebsprüfungen der Länder waren im Jahr 2017 bundesweit 13.651 Prüferinnen und Prüfer tätig. Es wurde ein Mehrergebnis von rund 17,5 Mrd. € festgestellt. Von den 7.816.301 Betrieben, die in der Betriebskartei der Finanzämter erfasst sind, wurden 188.826 Betriebe geprüft." Es ist durch verstärkten EDV-Einsatz und Prüfoptimierung mindestens mit einer Verdopplung zu rechnen. Einen formalen Mangel festzustellen, ist für den Betriebsprüfer deutlich einfacher möglich, als die detaillierte Einzelbelegprüfungen.

Vermeiden Sie spürbare Steuernachzahlungen durch Hinzuschätzung von Umsätzen und nutzen Sie die kostenfreie Selbstanalyse. Es werden keine persönlichen oder Unternehmensdaten abgefragt und alle Angaben sind nach Verlassen dieser Webseite automatisch gelöscht.

Guter / akzeptabler Umsetzungsgrad

Guter / akzeptabler Umsetzungsgrad

Auf diesem Umsetzungsstand können Sie aufbauen, eine steuerliche Betriebsprüfung besser vorbereiten und negative Folgen vermeiden. Gemeinsam mit unseren Fachexperten aus den Bereichen Digitalisierung, Betriebswirtschaft und Steuerwesen lassen sich weitere Optimierungen erkennen und schrittweise umsetzen. Bleiben Sie über den Newsletter informiert, oder nutzen Sie die Arbeitshilfen und Umsetzungstipps. Wir beglückwünschen Sie zu Ihrem Ergebnis, Sie gehören zu den wenigen Unternehmern/innen, die sich auf die umfassenden Vorgaben der Finanzverwaltung ausreichend vorbereitet haben.

Punktueller Verbesserungsbedarf

Verbesserungsbedarf

Ihre Verfahrensdokumentation weist Lücken auf oder einzelne GoBD-relevanten Anforderungen sind nur unzureichend umgesetztt. Nutzen Sie die Zeit bis zu einer steuerlichen Betriebsprüfung zur Optimierung. Hier stehen wir Ihnen mit unserem Fachbissen in der Organisationsberatung, Betriebswirtschaft und EDV- / Digitalisierung gerne zur Verfügung. Zudem haben wir umfangreiche Arbeitshilfen, Musterhandbücher und Seminare / Webinare für Sie und Ihre Fachmitarbeiter vorbereitet. Bitte sprechen Sie uns an, damit wir mit Ihnen ein unverbindliches Informationsgespräch führen können. Danach entscheiden Sie , ob und in welchen Punkten wir Sie unterstützen sollen.

Kritische / lückenhafte Umsetzung

Kritische / lückenhafte Umsetzung

Die Fragen haben Sie sicherlich sensibilisiert, in welchen Bereichen Ihre Lücken einer GoBD-konformen Buchhaltung zu vermuten sind. Noch besteht Zeit, vor einer steuerlichen Betriebsprüfung mögliche Form- und Verfahrensfehler zu analysieren und diese mit einfachen Mitteln zu beseitigen. Vielliecht hat auch Ihr Steuerberater Vorschläge, wie Sie die Anforderungen schrittweise umsetzen können. Erfahrungsgemäß reicht meistens sein Einblick in Ihre Unternehmensorganisation nicht aus, die notwendigen Detailangaben aufzubereiten. Hier stehen wir Ihnen mit fachlicher Beratung, Arbeitshilfen bis hin zu einem Musterhandbuch und Schulung zur Seite. Sprechen Sie uns bitte für ein unverbindliches Beratungsgespräch an, danach können Sie über Art und Umfang konkret entscheiden.

Unser Angebot für Sie

Kalkulieren Sie selbst, wie hoch Ihr wirtschaftliches Risiko einer steuerlichen Betriebsprüfung liegt. Bei einer 10%igen Hinzuschätzung können Sie von 50 % Steuernachzahlung (Ertrags-, Umsatz-, Gewerbesteuer) zuzüglich eventueller Steuerstrafkosten rechnen. Wir bieten Ihnen die Prüfung / Erstellung der notwendigen Dokumentation zum Pauschalbetrag von 299 € an. Hierbei gehen wir von einem vereinfachen Verfahren aus, in dem Sie uns alle notwendigen Unterlagen digital zuarbeiten. Wünschen Sie eine vorOrt-Beratung und Klärung von Strukturfragen, so bieten wir Ihnen ein Beratungspaket für 990 € an. Hier können wir wesentliche Strukturprozesse diskutieren und Verbesserungspotential aufzeigen. Im Rahmen einer individuellen Organisationsberatung lassen sich komplexe Fragestellungen erörtern, die auch die Themen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und Einführung digitaler Prozesse beinhalten können. Wenn Sie die KMU-Kriterien erfüllen, sind hier sogar EU-Förderungen von bis zu 80 % in Einzelfällen denkbar.

Nutzen Sie die Zeit, die Ihnen bleibt !

1. Klären Sie Ihren GoBD-Handlungsbedarf mit dem Steuerberater
2. Lassen Sie sich unseren Lösungsansatz telefonisch erläutern
3. Sammeln Sie alle Fakten / Unterlagen für Ihre Dokumentation
4. Wir bereiten die Unterlagen nach Ihren Erfordernissen auf
5. Sie erhalten eine Verfahrensdokumentation nebst IKS
6. Wir betreuen Sie weiter über Webinare / Newsletter
7. Auf Wunsch klären wir die Themen DSGVO und DMS